Politique de confidentialité

1. INTRODUCTION

Au Centre Natyve, sont maintenues les normes les plus élevées en matière de transparence, de responsabilité et d’excellence dans toutes les sphères d’activité.

Dans le cadre de ma pratique en tant que massothérapeute, je suis ainsi amenée à recueillir et à traiter des renseignements personnels. La protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous me confiez sont une priorité pour moi. Voilà pourquoi les mesures nécessaires sont prises pour les traiter en conformité aux lois applicables, y compris les exigences de la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25).

La présente politique s’applique à tous mes clients résidant au Québec. Celle-ci vous informe sur la façon dont sont recueillis, utilisés, traités, conservés et communiqués, auprès de mes tiers, prestataires de service et membres de mon réseau, vos renseignements personnels nécessaires, notamment pour la réalisation de mes services professionnels, à la gestion des risques et au maintien d’une expérience client de la plus haute qualité.

2. RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

En tant qu’entreprise individuelle, je suis la personne responsable de la protection des renseignements personnels:

Mylène Grenier

68, rue Bordeleau
Lorrainville (Québec) J0Z 2R0
819 625-2886

info@centrenatyve.ca

Toute question, demande ou préoccupation relative à la protection des renseignements personnels peut m’être adressée directement en utilisant les coordonnées se trouvant ci-dessus.

3. ACCEPTATION DE LA POLITIQUE DE PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET CONSENTEMENT

Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) ainsi qu’aux conditions d’utilisation des plateformes technologiques utilisées dans le cadre de ma pratique, le client est invité à prendre connaissance de la présente politique d’avant de confirmer son acceptation.

Tel que mentionné aux articles 4.1. et 4.2. de la présente politique, je suis appelée à recueillir, utilisés et traités des renseignements personnels, lesquels sont hébergés sur des plateformes technologiques utilisées dans le cadre de la pratique, notamment les plateformes du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec et Medexa.

Le consentement à la collecte, à l’utilisation, à la conservation, à la communication et au traitement des renseignements personnels doit être obtenu du client préalablement à la prestation des services et au traitement des renseignements personnels qui en dépend. Ce consentement porte sur la collecte, l’utilisation, la conservation, la communication et le traitement des renseignements personnels nécessaires à la prestation des services professionnels, incluant leur traitement au moyen des plateformes technologiques utilisées dans le cadre de la pratique.

Lorsqu’un client est âgé de moins de 14 ans, le consentement à la collecte, à l’utilisation, à la conservation, à la communication et au traitement des renseignements personnels est obtenu auprès du titulaire de l’autorité parentale ou du représentant légal conformément aux lois applicables.

Lorsqu’un client est inapte à consentir à la collecte, à l’utilisation, à la conservation, à la communication et au traitement des renseignements personnels, le consentement est obtenu auprès du titulaire ou du mandataire agissant à titre de représentant légal conformément aux lois applicables.

3.1 Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec

3.1.1 Par l’entremise de la plateforme

L’acceptation de la présente politique et l’obtention du consentement peut être obtenu au moyen d’un courriel transmis au client par l’entremise de la plateforme du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec.

Le client dispose alors d’un délai de sept (7) jours pour confirmer l’acceptation de la présente politique et transmettre son consentement, et ce, en suivant les instructions contenues dans ce courriel. À l’expiration de ce délai, le lien n’est plus valide. Un nouveau courriel devra alors être transmis, afin que le client puisse compléter le processus d’acceptation et de consentement. Ce processus sera renouvelé, au besoin, jusqu’à ce l’acceptation de la présente politique soit confirmée et que consentement obtenu.

3.1.2 En personne

L’acceptation de la présente politique et l’obtention du consentement peut être obtenu en personne lors du premier rendez-vous.

3.2 Medexa

3.2.1 Par l’entremise de la plateforme

L’acceptation de la présente politique et l’obtention du consentement peut être obtenu au moyen d’un courriel transmis au client par l’entremise de la plateforme Medexa.

3.2.2 En personne

L’acceptation de la présente politique et l’obtention du consentement peut être obtenu en personne lors du premier rendez-vous.

4. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS COLLECTÉS

4.1. Renseignements personnels exigés par le Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec

Dans le cadre de ma pratique et en tant que massothérapeute membre du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec (# membre: 20-7327), je suis dans l’obligation de collecter les renseignements personnels suivants, lesquels sont nécessaires à l’ouverture d’un dossier client:

  • Nom complet (nom et prénom);
  • Date de naissance;
  • Genre (femme, homme ou autre);
  • Coordonnées (adresse complète, courriel, téléphone).

4.2. Autres renseignements personnels collectés dans le cadre de la pratique de la massothérapie

Conformément au code de déontologie du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec, je suis également dans l’obligation de collecter et de mettre à jour les renseignements suivants, lesquels seront inscrits au dossier client:

  • Renseignements médicaux pertinentes permettant d’identifier toute contre-indication médicale à la prestation des services en massothérapie;
  • Les motifs de consultation;
  • Les notes relatives au consentement du parent d’un enfant âgé de moins de 14 ans ou d’un représentant légal dans le cas d’un client inapte à consentir aux soins.

Les renseignements relatifs à l’état de santé, aux conditions médicales, aux limitations fonctionnelles, aux contre-indications et aux antécédents médicaux constituent des renseignements personnels sensibles au sens des lois applicables. En conséquence, des mesures de protection accrues sont appliquées afin d’en assurer la confidentialité et la sécurité.

Toujours dans le cadre de ma pratique, je peux également être appelée à collecter d’autres renseignements personnels, notamment:

  • Renseignements de paiement (dans le cas des paiements électroniques);
  • Renseignements permettant de répondre à mes obligations légales, financières et comptable.

5. MOYENS UTILISÉS

Pour tous les clients et conformément au code de déontologie, le Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec exige à ses membres de collecter certains renseignements personnels (précisés ci-haut aux articles 4.1. et 4.2. de la présente politique).

Faisant suite à une demande de premier rendez-vous (notamment par téléphone, par courriel, sur les plateformes de prise de rendez-vous ou de messagerie en ligne), ces renseignements peuvent être collectés par différents moyens.

5.1. Par l’entreprise de la plateforme du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec

Faisant suite à la prise d’un premier rendez-vous, un formulaire est transmis par courriel au client par l’entreprise de la plateforme du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec.

Le client dispose alors d’un délai de sept (7) jours pour compléter le formulaire, et ce, en suivant les instructions contenues dans ce courriel. À l’expiration de ce délai, le lien n’est plus valide. Un nouveau courriel devra alors être transmis, afin que le client puisse transmettre ses renseignements. Ce processus sera renouvelé, au besoin, jusqu’à ce que le formulaire soit complété.

5.2. Par l’entreprise de la plateforme de Medexa

Lors de la prise d’un premier rendez-vous en ligne, un formulaire est automatiquement transmis par courriel au client par l’entreprise de la plateforme Medexa.

Le client est alors invité à compléter le formulaire en suivant les instructions contenues dans ce courriel.

5.3. En personne

Lors du premier rendez-vous, le client peut prendre connaissance de la présente politique et fournir en personne son consentement à la collecte, à l’utilisation, à la communication et à la conservation de ses renseignements personnels.

Les renseignements personnels exigés pour l’ouverture du dossier client peuvent également être recueillis directement auprès du client lors du premier rendez-vous.

6. OBJECTIFS DE LA COLLECTE, DE L’UTILISATION ET DU TRAITEMENT DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Conformément aux obligations incombant aux professionnels de la massothérapie et aux exigences du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec envers ses membres, les renseignements personnels recueillis sont nécessaires et ont notamment pour visées de:

  • Fournir des services professionnels de qualité et sécuritaires;
  • Gérer efficacement les rendez-vous, rappels et autres communications;
  • Communiquer des informations pertinentes liées à la condition du client et à ses soins;
  • Adapter le protocole de soins à la condition du client et son évolution ;
  • Répondre aux demandes du client et assurer un suivi adéquat ;
  • Assurer la tenue, la mise à jour et l’archivage des dossiers client ;
  • Permettre le paiement des services offerts par le professionnel;
  • Émettre, au besoin, des documents administratifs tels que reçus, factures, historique des rendez-vous ou autres documents ou rapports;
  • Respecter les obligations légales, financières et comptables du professionnel.

7. COMMUNICATION ET PARTAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels des clients sont traités de façon confidentielle et ne sont jamais vendus ni loués à des tiers.

Ils peuvent être communiqués uniquement dans les situations suivantes:

  • Avec le consentement explicite du client;
  • Lorsque prescrit ou autorisé par la loi;
  • À des fournisseurs de services tiers, lorsque cette communication est nécessaire à la prestation des services professionnels, et sous réserve d’une entente de confidentialité.

Dans tous les cas, seuls les renseignements nécessaires sont communiqués. Des mesures contractuelles appropriées sont également mises en place, de manière à assurer leur protection, leur confidentialité et leur utilisation conforme aux finalités pour lesquelles ils ont été recueillis.

7.1.    Fournisseurs de services tiers

7.1.1 Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec

La plateforme du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec est utilisée notamment pour:

  • La gestion des dossiers clients;
  • La conservation des renseignements administratifs et médicaux;
  • La consignation des notes cliniques;
  • L’émission des reçus.

Cette plateforme constitue le système principal de tenue de dossier professionnel.

7.1.2 Medexa

La plateforme Medexa est utilisée comme outil technologique, afin de faciliter certaines composantes administratives et communicationnelles des services offerts, notamment:

  • La prise de rendez-vous en ligne;
  • L’envoi de rappels automatisés (par courriel ou message texte);
  • La transmission de formulaires électroniques pour la collecte des renseignements nécessaires et préalables à la prestation des services professionnels en massothérapie.

Dans ce contexte, les renseignements personnels suivants peuvent être communiqués à Medexa:

  • Nom complet (nom et prénom);
  • Date de naissance;
  • Genre (femme, homme ou autre);
  • Coordonnées (adresse complète, courriel, téléphone);
  • Renseignements relatifs aux rendez-vous;
  • Renseignements fournis volontairement par le client par l’entreprise des formulaires transmis par cette plateforme, lesquels peuvent inclure des renseignements de nature médicale.

Ces renseignements sont utilisés uniquement aux fins décrites ci-dessus, en lien direct avec la prestation des services professionnels en massothérapie. Medexa agit à titre de fournisseur de services et traite les renseignements personnels uniquement selon les instructions du responsable de la protection des renseignements personnels.

Selon les fonctionnalités utilisées, Medexa peut également traiter certains renseignements relatifs aux communications, à la gestion des rendez-vous, aux formulaires électroniques complétés par les clients et à certaines données techniques nécessaires au fonctionnement sécuritaire de la plateforme.

Les clients peuvent consulter la politique de confidentialité de Medexa pour obtenir davantage d’informations concernant les pratiques de confidentialité propres à cette plateforme.

7.1.3 Site Web du Centre Natyve

Le Centre Natyve exploite un site Web permettant notamment aux visiteurs:

  • D’obtenir des renseignements sur les services offerts;
  • De communiquer avec le Centre Natyve;
  • De transmettre une demande de rendez-vous;
  • D’obtenir des informations générales relatives à la pratique professionnelle.

Lors de l’utilisation du site Web, certains renseignements personnels peuvent être recueillis volontairement par le visiteur, notamment:

  • Nom;
  • Adresse courriel;
  • Numéro de téléphone;
  • Contenu des communications ou formulaires transmis.

7.1.4 Gestion du consentement aux témoins (cookies)

Le site Web utilise l’extension Complianz afin de permettre aux visiteurs de gérer leur consentement relatif aux témoins de connexion (« cookies »).

Les visiteurs peuvent accepter, refuser ou modifier leurs préférences de consentement en tout temps à partir de l’outil de gestion des témoins disponible sur le site Web.

Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité de l’utilisation des renseignements effectuée avant ce retrait.

7.1.5 Hébergement du site Web

Le site Web du Centre Natyve est hébergé par Rapidenet Canada.

Dans le cadre de l’hébergement du site Web, certaines données techniques nécessaires à la sécurité, au fonctionnement et à la maintenance du site peuvent être recueillies et conservées, notamment:

  • Adresse IP;
  • Journaux de connexion;
  • Données de sécurité;
  • Données techniques nécessaires au fonctionnement du site.

Rapidenet Canada agit à titre de fournisseur de services technologiques et est assujetti à ses propres mesures de sécurité et de confidentialité.

7.1.6 Données techniques

Lors de l’utilisation du site Web ou de certaines plateformes technologiques utilisées dans le cadre de la prestation des services, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement, notamment:

  • Adresse IP;
  • Type d’appareil;
  • Navigateur Internet;
  • Système d’exploitation;
  • Date et heure d’utilisation;
  • Données de navigation nécessaires au fonctionnement et à la sécurité des systèmes.

Ces renseignements sont utilisés notamment pour:

  • Assurer la sécurité des systèmes;
  • Prévenir les accès non autorisés;
  • Produire des statistiques d’utilisation;
  • Améliorer les services offerts.

7.2.    Hébergement et transfert des renseignements personnels

Les renseignements personnels sont principalement conservés au Québec ou au Canada à l’aide des plateformes technologiques utilisées dans le cadre des activités professionnelles.

Advenant qu’un fournisseur de services doive communiquer ou traiter des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sera réalisée conformément aux exigences applicables.

Dans tous les cas, des mesures contractuelles et organisationnelles raisonnables seront mises en place afin d’assurer un niveau de protection adéquat des renseignements personnels.

8. CONSERVATION, DESTRUCTION ET ANONYMISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels sont conservés de manière sécurisée pendant une durée conforme aux exigences légales et professionnelles. Conformément au code de déontologie du Réseau des massothérapeutes professionnels du Québec, le membre a l’obligation de conserver les dossiers de ses clients pendant une période d’au moins cinq (5) ans à compter de la date de la dernière prestation des services offerte au client. Après ce délai de conservation, le membre doit s’assurer de détruire ces dossiers de manière adéquate et sécuritaire, afin de préserver la confidentialité des renseignements qui figurent à l’intérieur de ces documents.

Selon la Commission d’accès à l’information du Québec, un renseignement personnel est anonymisé quand il est en tout temps raisonnable de prévoir, dans les circonstances, qu’il ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement cette personne. L’anonymisation des renseignements personnels ne devrait être entreprise que lorsqu’il a des motifs sérieux et légitimes pour les conserver et les utiliser.

9. SÉCURITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Des mesures appropriées sont mises en place pour protéger les renseignements contre l’accès non autorisé, l’utilisation ou la communication non autorisée, la perte ou toute autre atteinte, notamment:

  • Stockage sécurisé des dossiers papier et numériques;
  • Accès restreint aux renseignements personnels;
  • Utilisation de mots de passe et de chiffrement pour les données électroniques.

Des mécanismes d’authentification et des contrôles d’accès sont mis en place afin de limiter l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes autorisées et ayant besoin de ces renseignements dans l’exercice de leurs fonctions.

9.1.    Utilisation de plateformes technologiques

Dans le cadre de ma pratique, je peux avoir recours à des outils technologiques et à des plateformes externes, notamment pour la gestion des rendez-vous, la transmission de formulaires et la tenue de dossier professionnel.

Dans ces situations, des mesures raisonnables sont mises en œuvre afin de :

  • Limiter l’accès aux renseignements personnels aux seules personnes autorisées;
  • Protéger les renseignements par des mécanismes de sécurité appropriés, incluant le chiffrement lorsque disponible;
  • Sélectionner des fournisseurs offrant des garanties en matière de protection des renseignements personnels conformes aux normes reconnues.

10. GESTION DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

10.1. Définition d’un incident de confidentialité

Selon la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), on entend par «incident de confidentialité»:

  • L’accès non autorisé à un renseignement personnel;
  • L’utilisation ou communication non autorisée d’un renseignement personnel; La perte d’un renseignement personnel;
  • Toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

10.2. Mesures prises lors d’un incident de confidentialité

Lorsque survient un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel que je détiens, des mesures raisonnables sont prises pour diminuer le risque de préjudice et pour éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

10.3 Registre des incidents de confidentialité

Tous les incidents de confidentialité sont consignés dans un registre.

10.4 Évaluation du risque de préjudice

Lorsque survient un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel que je détiens, le risque de préjudice est évalué. Pour cet exercice, sont pris en considération:

  • La sensibilité du renseignement concerné;
  • Les conséquences appréhendées de l’utilisation du renseignement concerné;
  • La probabilité que ce renseignement soit utilisé à des fins préjudiciables.

10.5. Obligation de signalement

Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, je dois, avec diligence, aviser la Commission d’accès à l’information instituée par l’article 103 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (chapitre A-2.1).

Je dois également aviser toute personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident, à défaut de quoi la Commission d’accès à l’information peut m’ordonner de le faire. Elle peut également aviser toute personne ou tout organisme susceptible de diminuer ce risque, en ne lui communiquant que les renseignements personnels nécessaires à cette fin sans le consentement de la personne concernée. Dans ce dernier cas, en tant que responsable de la protection des renseignements personnels, je dois enregistrer la communication.

Malgré le deuxième alinéa, une personne dont un renseignement personnel est concerné par l’incident n’a pas à être avisée tant que cela serait susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou par un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

11. LES DROITS DES CLIENTS

Conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25), le client a le droit:

  • D’accéder aux renseignements personnels collectés et traités;
  • De demander une correction en cas d’erreur;
  • De retirer son consentement pour l’utilisation future de ses renseignements (sous réserve des obligations légales, financières et comptables);
  • De recevoir, lorsque la loi le permet, les renseignements personnels informatisés le concernant dans un format technologique structuré et couramment utilisé (droit à la portabilité);
  • De déposer une plainte concernant le traitement de ses renseignements personnels;
  • D’obtenir des renseignements sur les catégories de personnes ayant accès à ses renseignements personnels lorsque cette information peut être communiquée.

Pour exercer ses droits, le client peut communiquer directement avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la présente politique.

Toute plainte relative à la protection des renseignements personnels peut être transmise au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées indiquées dans la présente politique. Si la réponse obtenue est jugée insatisfaisante, le client peut également déposer une plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. MODIFICATION DE LA POLITIQUE

Cette politique peut être mise à jour à tout moment de manière à refléter des changements législatifs ou des améliorations dans la gestion des renseignements personnels.

Toute modification sera affichée sur mes plateformes de communication et accessible sur demande.

Dernière modification : 1er juillet 2026